Första intrycket viktigt för stolta hyresgäster

Fastighetsbolaget Lansa skapar hem för stolta hyresgäster och de förstår vikten av det första intrycket. Vid inflyttningen av 80 nya lägenheter i Växjö anlitade man Primär för att säkerställa en smidig flytt.

Har du flyttat till en lägenhet någon gång vet du att det krävs planering. Tänk dig då att du flyttar in samtidigt som dina 79 grannar. Det är mycket som måste fungera för att en sådan flytt ska gå smidigt. Man måste planera i god tid och vara noggrann med alla detaljer före, under och efter flytten.

- Varje flytt har unika förutsättningar. Vi utgår från hyresgästernas behov och vad som krävs för att det ska vara enkelt och bekymmerslöst för dem att flytta in. Vi tar sedan fram ett förslag på hur fastighetsägaren så effektivt som möjlig kan möta behoven, säger Lena Fredholm, kundtjänstchef på Primär, som var en av projektledarna under flytten i Växjö.

Besiktning

Före inflyttning genomförs en grundlig protokollförd besiktning av varje lägenhet för att åtgärda eventuella problem. Då kan flera saker hanteras samtidigt och hyresgästerna behöver inte störas eller lägga tid på felanmälan i efterhand.

- Under en besiktning hittas alltid saker. Det kan vara en mindre skada på en vägg eller någon toalett eller belysning som inte fungerar. Ofta är det något som är enkelt att åtgärda när lägenheterna står tomma, säger Patrik Pariola, driftschef på Primär.

Noggrann planering och tydlig kommunikation

Planeringen startar långt innan flytten. Bland annat behöver möteslokaler och området runt fastigheten rekas, logistiken planeras, en dialog med grannfastigheterna påbörjas och kommunikationen med hyresgästerna förberedas.

Det är många logistiska utmaningar som kräver noggrann planering och att alla har rätt information. Under den här flytten fanns det till exempel inte så många närliggande parkeringar och vissa gator var utrymningsvägar som inte fick blockeras.

Informationen till hyresgästerna behöver vara lättillgänglig och tydlig. De måste också veta vart de vänder sig med frågor. All information samlades på en hemsida som uppdaterades kontinuerligt och sedan spreds länkar och QR-kod, bland annat som kylskåpsmagneter och på en nyckelring när de fick sina nycklar.

- Själva nyckelutlämningen gjorde vi till ett trevligt mingel för dem som ville. Förutom att hämta sin nyckel fick de information, mat och dryck och en möjlighet att prata med sina nya grannar. Det var uppskattat av gästerna som samtidigt hade möjlighet att ställa frågor, säger Lena Fredholm.

Närvaro och snabb service

Det gäller även att planera för att kunna hantera oförutsedda saker. Genom att exempelvis ha en bra och synlig bemanning på plats för att hjälpa till och hantera frågor.

- Under flytten var vi projektledare och tekniker på plats för att svara på frågor och för att direkt kunna avhjälpa saker som hyresgästerna upptäckte. Det kunde vara någon som inte fick upp sitt fönster eller hade svårt att få i gång diskmaskinen. Då kunde vi hjälpa till och det blev ingen hantering i efterhand, förklarar André Bergström, fastighetstekniker på Primär.

Att känna sig välkommen

En smidig flytt gav ett gott första intryck och bidrog till en positiv upplevelse för hyresgästerna. Något som förstärktes av ett välkomstpaket och ett blomsterbud med ett välkomnande från Lansa.

- Det roliga med den här typen av flyttar är alla tjänar på att de blir lyckade. Fastighetsägaren sparar tid och får nöjda hyresgäster och förvaltaren får en enklare hantering och lär känna hyresgästerna. Men viktigaste är att hyresgästerna får en enkel inflytt och en positiv första tid i sin lägenhet, avslutar Lena Fredholm på Primär.

En efterföljande undersökning bland hyresgästerna visade positiva resultat där 86% av de svarande tyckte att informationen varit bra eller mycket bra.

- Inflyttningen är början på en ofta lång relation mellan oss som fastighetsägare och hyresgästen så det är roligt att se att hyresgästerna tycker att det fungerat så bra, säger Anna Granander, marknads- och uthyrningschef på Lansa.

Sex tips för en smidig inflytt och ett trevlig bemötande

• Noggrann planering

• Tydlig och lättillgänglig kommunikation med hyresgäster före, under och efter inflytt

• Besiktning av lägenheterna före inflytt

• Närvaro för frågor och hjälp

• Positivt och lösningsorienterat bemötande

• Hålla rent och snyggt under inflyttningen